Veel hulpverleners blijken moeite te hebben om de grote aanmeldingsstroom op een veilige en efficiënte manier te beheren. Dit probleem werd aangekaart in een eerdere blogpost. QIT bedacht hiervoor een gebruiksvriendelijke oplossing: de digitale aanmeld- en wachtruimte, die geïntegreerd is in het vertrouwde platform. Met dit innovatieve systeem willen we de administratie reduceren voor hulpverleners, de samenwerking vereenvoudigen tussen collega-hulpverleners, een betere beveiliging voor privacygevoelige informatie bieden en een vlottere doorstroom realiseren naar gepaste psychische zorg..
Om deze doelstellingen te realiseren, vertrokken we van een rudimentair ontwerp dat werd afgetoetst bij enkele groepspraktijken. Op basis van deze feedback werd het eerste ontwerp bijgesteld en vervolgens geïmplementeerd in QIT.
Het resultaat is een efficiënt en personaliseerbaar aanmeldingssysteem, dat je toelaat een aanmeldingsformulier te creëren op maat van jouw praktijk en dat gekoppeld kan worden aan je website. Je kan zelf kiezen welke informatie je opvraagt door gegevensvelden toe te voegen aan het formulier of bestaande keuze-opties uit te breiden.
Inkomende aanmeldingen worden automatisch verzameld in QIT en voorzien van een datumregistratie. Daarnaast kan je de status markeren (nieuw, doorverwezen, gestart,...) of een label toekennen (kritisch dossier, vestiging in Leuven,...). Ook zie je duidelijk aan welke collega de aanmelding is toegewezen. Op die manier kan je op een efficiënte en veilige manier de aanmeldingen centraal beheren met uitgebreide triagemogelijkheden.
Naast de aanmeldingen die centraal verzameld worden via het aanmeldingsformulier, kan je ook zelf aanmeldingen toevoegen (van cliënten die bvb. telefonisch of via een ander kanaal contact opnemen).
Klik je op de naam van de cliënt, dan vind je een gedetailleerd overzicht van alle activiteiten die hebben plaatsgevonden sinds de initiële contactname. Op die manier gaat er geen cruciale informatie verloren en voorkom je parallelle communicatielijnen. Via opmerkingen die je deelt met collega’s is iedereen immers tegelijk op de hoogte.
Eens je een aanmelding kan opstarten, activeer je automatisch een dossier op basis van de reeds ingezamelde informatie. Hierdoor vermijd je overbodige administratie!
Comments