Een grote toestroom die een bottleneck creëert
Uit een recent rapport van de Staten Generaal Geestelijke Gezondheid (SGGG) blijkt dat 71.4% van de bevraagde hulpverleners een wachtlijst of wachttijd heeft. Wellicht is dit nog een onderschatting omdat sommige hulpverleners een aanmeldingsstop invoeren, indien nodig. Slechts 5% geeft aan alle zorgvragen meteen te kunnen beantwoorden.
Dit zorgt in de meeste psychotherapiepraktijken voor een bottleneck die administratief voor heel wat uitdagingen zorgt: Hoe beheer je de grote aanmeldingsstroom? Hoe trieer je cliënten in de richting van gepaste zorg? Hoe werk je hierin op een veilige en efficiënte manier samen met je collega’s? Hoe zorg je ervoor dat belangrijke details niet verloren gaan? Hoe voorkom je dat je bepaalde aanmeldingsvragen ondergesneeuwd raken? Hoe kan je aan bepaalde crisisvragen prioriteit verlenen?
Het zijn uitdagingen waar veel hulpverleners mee worstelen. Niet verwonderlijk dat er vanuit de QIT-community geregeld de vraag kwam of er geen functionaliteit kon ontwikkeld worden, om ook de eerste schakel in de zorgketen - het veilig en efficiënt verwerken van de grote stroom aanmeldingen - vanuit hetzelfde platform te organiseren.
QIT zocht een oplossing
Dit leek ons een heel relevante vraag en ook perfect aansluitend bij onze ambitie om kwalitatieve, gepaste en flexibele zorg te garanderen voor een groeiende groep zorgvragers. Daarom gingen we op zoek naar een oplossing om het bestaand platform uit te breiden met een digitale aanmeld- en wachtruimte en op die manier de belangrijkste actoren in geestelijke gezondheidszorg (cliënten, hulpverleners, praktijkcoördinatoren en verwijzers) op een gebruiksvriendelijke en efficiënte manier te ondersteunen in de cruciale fase voorafgaand aan de opstart van psychotherapie.
Omdat het een complexe en omvattende doorontwikkeling betreft, wilden we niet over één nacht ijs gaan. Voorafgaand inventariseerden we de doelstellingen die we hoopten te realiseren:
Reduceren van de administratieve overlast voor zorgaanbieders. Als de volledige zorgketen (van aanmeldingsfase naar behandel- of verwijsfase) vanuit eenzelfde online platform gecapteerd wordt, zal dit zorgen voor een substantiële tijds- en efficiëntiewinst. Digitale aanmeldruimte, wachtruimte en therapieruimte worden binnen een centrum of praktijk aan elkaar geschakeld, in plaats van te werken met afzonderlijke (traditionele en digitale) beheersystemen. Door deze geschakelde zorg, in plaats van gestapelde zorgcircuits, zullen aanmeldingen vlot kunnen verwerkt en getrieerd worden in de richting van het gepaste hulpaanbod.
Eenvoudigere samenwerking onder collega-hulpverleners. Doordat collega’s binnen een centrum, organisatie of praktijk toegang hebben tot hetzelfde online platform met mogelijkheid tot differentiële toekenning van bepaalde rollen, kunnen aanmeldingen onderling vlot getrieerd worden en patiëntendossiers veilig en deontologisch verantwoord gedeeld en overgedragen worden. Dankzij automatische notificaties van (ondernomen of te ondernemen) actiestappen in de zorgketen, is er minder dubbelwerk, worden eventuele risico’s (zoals een dreigende crisis) sneller onder de aandacht gebracht en dreigen cliënten minder tussen de mazen van het zorgnet te vallen of onnodig lang op een wachtlijst te staan die onvoldoende wordt opgevolgd.
Betere beveiliging van privacygevoelige informatie. Cliënten melden zich doorgaans aan via verschillende kanalen (via mail, telefoon, website,…). Om hun hulpvraag te kaderen, delen ze vaak privacygevoelige informatie die in diverse registratiesystemen (papieren map, mailbox, lokale schijf, in the cloud,…) wordt bijgehouden. Dit verspreid beheer gebeurt niet steeds met de vereiste zorgvuldigheid (informatie wordt bijvoorbeeld niet gewist als een cliënt wordt doorverwezen of wordt onderling uitgewisseld via private mailadressen die onvoldoende beveiligd zijn). Door het volledig zorgtraject binnen eenzelfde digitaal platform te organiseren, wordt privacygevoelige informatie automatisch verwijderd bij doorverwijzing of getransfereerd naar het elektronische dossier van de toegewezen hulpverlener. Het risico op onzorgvuldigheid en gegevenslekken wordt zodoende gereduceerd. Een koppeling met de E-healthbox maakt veilige uitwisseling met andere zorgverstrekkers buiten de organisatie (zoals de huisarts of psychiater) eveneens mogelijk.
Vlottere doorstroom naar de gepaste psychische zorg. Het stroomlijnen van de logistieke processen bij aanmelding heeft ook een impact op de kwaliteit van de psychische zorg. Door het verminderen van de administratieve werklast kan meer aandacht gaan naar zorginhoudelijke processen tijdens de aanmeldingsfase, zoals het screenen van de psychische moeilijkheden, het uitklaren van de hulpvraag, het verkennen van de behandelvoorkeuren van cliënten, tussentijdse ondersteuning in de vorm van online zelfhulp… verminderen, maar ook zorgen voor interne spanningen en soms zelfs tot een dalende werktevredenheid.
Innovatieve digitale aanmeld- en wachtruimte
Om deze doelstellingen te realiseren, vertrokken we van een rudimentair ontwerp dat werd afgetoetst bij enkele groepspraktijken. Op basis van deze feedback werd het eerste ontwerp bijgesteld en vervolgens geïmplementeerd in QIT.
Het resultaat is een efficiënt en personaliseerbaar aanmeldingssysteem, dat je toelaat een een aanmeldingsformulier te creëren op maat van jouw praktijk en dat gekoppeld kan worden aan je website. Wil je weten hoe dit exact werkt? Lees meer in de volgende blogpost!
