Hoe stel je op een correcte manier een attest of verslag op?

Aanbevelingen vanuit de Psychologencommissie

Het voorbije jaar heeft de studiedienst van de Psychologencommissie bijna 500 vragen beantwoord over tal van onderwerpen. Een onderwerp dat herhaaldelijk terugkeerde, betrof het opstellen van een verslag aan derden. Het opstellen van verslagen en attesten lijkt steeds meer tot de kerntaken van psychologen te behoren.

Om klaarheid te scheppen over de deontologische en juridische aspecten van correcte verslaggeving, heeft de Psychologencommissie een aantal aanbevelingen gedaan die we in deze blogpost graag beknopt voor jou samenvatten. Ook lichten we toe hoe de documententool van QIT je kan helpen bij het opmaken en veilig delen

van verslagen.

Het beroepsgeheim als leidraad

Bij het opstellen van verslagen of attesten moet rekening gehouden worden met het beroepsgeheim, waaraan psychologen zowel wettelijk als deontologisch gebonden zijn. In de meest strikte zin is het voor psychologen verboden om eender welke informatie over cliënten te delen. De instemming van de cliënt om informatie alsnog te delen, zou daarbij niet volstaan om de psycholoog te ontslaan van het beroepsgeheim. Het principe hierachter is dat het beroepsgeheim niet enkel de cliënt hoort te beschermen, maar ook de samenleving als geheel, het algemeen belang, de openbare orde en de eer en uitoefening van het beroep van psycholoog.

Met de invoering van de GDPR-regelgeving is men de verantwoordelijkheid meer bij de cliënt gaan leggen: de vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming van de cliënt zou volstaan om de psycholoog te ontslaan van het beroepsgeheim. Ook de nieuwe wet inzake patiëntenrechten gaat in diezelfde richting.

Als de vraag tot het opstellen van een verslag of attest echter van een derde partij komt, is de Psychologencommissie van mening dat het beroepsgeheim de psycholoog verbiedt om dit te doen (enkele wettelijke uitzonderingen buiten beschouwing gelaten).

Delicater is het als de cliënt zelf vraagt een verslag of attest op te stellen, om dit vervolgens aan een derde partij te bezorgen. Hoewel de psycholoog nooit verplicht kan worden dit te doen - zelfs niet als de cliënt hierom vraagt - kan men vanuit een bereidheid om een cliënt te helpen alsnog kiezen dit te doen. In dit geval doet de Psychologencommissie enkele bijkomende aanbevelingen.

Beperk je tot informatie die objectief, vaststelbaar, nodig en relevant is

Als de cliënt een eenvoudig bewijs vraagt dat hij of zij bij jou in therapie of begeleiding is, stelt er zich doorgaans geen probleem. Je kan je in dat geval beperken tot een document dat aangeeft dat de cliënt door jou werd behandeld en dat het attest werd opgesteld op vraag van de cliënt.

Voor andersoortige verslagen raadt de Psychologencommissie aan je te beperken tot elementen die objectief, oprecht en door jou zijn vastgesteld, waarbij enkel wordt meegedeeld wat nodig en relevant is voor een bepaalde situatie. Gegevens met betrekking tot derden moeten hierbij worden uitgesloten. Het spreekt voor zich dat transparantie en dialoog met de cliënt uiterst belangrijk zijn. Het verslag wordt om die reden best in samenspraak met de cliënt opgesteld of minstens ter goedkeuring aan hem of haar voorgelegd. Hierbij is het van belang om steeds goed voor ogen te houden wat de gevolgen kunnen zijn van een verslag.

Heb je de documententool in QIT al ontdekt?

Met deze tool kan je eenvoudig en snel tal van documenten creëren vanuit de beschikbare templates. In de bibliotheek vind je een uitgebreide verzameling die je kan personaliseren met je eigen logo of aangepaste formulering. Relevante gegevens van de cliënt, jezelf als hulpverlener, je organisatie en het zorgtraject worden automatisch ingevuld vanuit het dossier.

Zelf templates maken of eigen documenten opladen is eveneens mogelijk.

Deel verslagen of attesten met de cliënt zelf

Opdat cliënten de controle kunnen behouden over de verwerking van hun gegevens en persoonlijke informatie, raadt de Psychologencommissie aan om het verslag steeds rechtstreeks met hen te delen, zodat zij het vervolgens zelf aan de ontvanger kunnen bezorgen.

Als een cliënt om een verslag vraagt zonder aan te geven waarvoor het zal dienen of wie de ontvanger zal zijn, kan het aangewezen zijn om verder te verkennen wat men precies wil ontvangen: een opvolgattest, een kopie van het dossier of een inhoudelijk verslag. Op die manier kan men zo goed mogelijk aansluiten bij de vraag van de cliënt en tegelijk het beroepsgeheim waarborgen.

Documenten met cliënten uitwisselen in QIT

Via de documententool kan je op een veilige manier de aangemaakte of opgeladen documenten delen met cliënten. Zij kunnen deze vervolgens downloaden en aan een derde partij bezorgen. Omgekeerd kunnen cliënten ook zelf via het cliëntportaal documenten opladen en met jou uitwisselen.

Welke regels gelden in geval van gedeeld beroepsgeheim?

Komt de vraag naar een verslag van een beroepsbeoefenaar die ook onderworpen is aan het beroepsgeheim, dan is het wel toegestaan om informatie door te geven. In dit geval gelden de regels van het gedeelde beroepsgeheim:

• de persoon waarmee je informatie uitwisselt, handelt in het kader van dezelfde opdracht.

• je hebt de cliënt voorafgaandelijk ingelicht en hij of zij gaat akkoord met het uitwisselen van informatie.

• de gegevensuitwisseling dient het belang van je cliënt.

• de informatie is beperkt tot wat strikt noodzakelijk is.

Documenten versturen via de eHealthbox in QIT

Door een koppeling met de eHealthbox kan je op een veilige manier documenten versturen naar andere hulpverleners die betrokken zijn bij de zorg voor een cliënt. De eHealthbox is een beveiligde elektronische brievenbus die door de overheid ter beschikking wordt gesteld van instellingen, partners en zorgverleners uit de gezondheidssector. Deze functionaliteit is enkel toegankelijk voor hulpverleners met een RIZIV-nummer.

Meer info over hoe de eHealthbox te gebruiken, vind je hier.

Bron: Nieuwsbrief Juni 2024 Psychologencommissie