Privacy en gegevensdeling in de geestelijke gezondheidszorg: wat heeft QIT te bieden?

Evolutie naar een netwerkmodel in de GGZ: privacy als belangrijke uitdaging

In Vlaanderen is de geestelijke gezondheidszorg de afgelopen jaren sterk geëvolueerd naar een netwerkmodel. Hierbij werken verschillende zorg- en hulpverleningsorganisaties samen, met als doel om de zorg beter af te stemmen op de noden van de cliënt en de zorgcontinuïteit te waarborgen. Aandacht voor de privacy van de cliënt vormt hierbij een belangrijke uitdaging.

Wettelijk kader: Kwaliteitswet en gegevensdeling

De Kwaliteitswet legt een wettelijk kader vast voor toegang tot en doorstroming van gezondheidsgegevens tussen gezondheidszorgbeoefenaars. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen het actief en passief delen van gezondheidsgegevens.

Met het oog op het garanderen van de continuïteit van zorg, kan het nodig zijn om het patiëntendossier te delen of over te dragen naar een collega-hulpverlener. Situaties waarbij men niet meer in staat is om de behandeling verder te zetten (bvb. in geval van einde loopbaan of stopzetting praktijk), of waarbij men zelf niet over de vereiste expertise of ervaring beschikt, kunnen het actief delen van gezondheidsgegevens noodzakelijk maken. Cliënten (of hun wettelijke vertegenwoordigers) moeten toestemmen met deze overdracht.

Het passief delen van gegevens betreft situaties waarbij een gezondheidszorgbeoefenaar toegang heeft tot informatie bijgehouden in het elektronische patiëntendossier, zonder een actieve vraag te krijgen tot gegevensdeling. Ook hier geldt dat een zorgverlener enkel toegang kan krijgen tot gezondheidsgegevens die door een collega worden bijgehouden, als de cliënt vooraf geïnformeerde toestemming geeft. Bovendien gelden een aantal cumulatieve voorwaarden die bepalen dat de toestemming specifiek bedoeld is voor gegevensdeling tussen hulpverleners:

• Er moet een therapeutische relatie zijn met de cliënt.

• De toegang moet gericht zijn op het verstrekken van zorg.

• De toegang moet noodzakelijk zijn voor de continuïteit en kwaliteit van de zorg.

• De informatie-uitwisseling dient beperkt te zijn tot wat relevant en pertinent is.

Hoe zorgt QIT voor een veilige en correcte samenwerking?

Bij QIT hebben we de nodige functionaliteiten voorzien om een vlotte, veilige en deontologisch correcte samenwerking tussen zorgactoren en zorggebruikers te garanderen:

1. Toegangsbeheer via beveiligde accounts en rollen

Toegang tot het EPD in QIT is enkel mogelijk via een beveiligd account. Cliënt en hulpverlener hebben via hun persoonlijke logingegevens en 2-stapsverificatie toegang tot het individuele dossier. Andere hulpverleners hebben geen toegang tot het dossier, tenzij de bevoegde hulpverlener hen toevoegt (hetgeen enkel mogelijk is als zij over een QIT-account beschikken).

De bevoegde hulpverlener - die eigenaar is van het dossier - kiest welke rol aan de collega-hulpverlener(s) wordt toegekend (viewer, collaborator of owner). Hierop ontvangt de collega-hulpverlener automatisch een uitnodiging die dient bevestigd te worden. De cliënt zelf heeft steeds een transparant zicht op wie vanuit welke rol toegang heeft tot hun dossier. Dit is ook wat de wet oplegt: de cliënt moet kunnen controleren welke personen toegang hebben of hebben gehad tot zijn/haar persoonsgegevens.

2. Dossieroverdracht en bewaartermijn volgens de Kwaliteitswet

Het overdragen van een dossier gebeurt door een collega-hulpverlener eigenaar te maken van het dossier. Hierbij krijgt de opvolger toegang tot alle persoonlijke en behandelinformatie, met uitzondering van de persoonlijke notities en de uitgewisselde chatberichten.

Let op!

Bij een dossieroverdracht verliest de oorspronkelijke hulpverlener de toegang tot het dossier. Vermits de kwaliteitswet een bewaartermijn van 30 jaar voorschrijft, is deze actiestap slechts wenselijk als de eerste hulpverlener slechts een beperkt voortraject met de cliënt heeft doorlopen (bijvoorbeeld bij een intake-, oriënterend of adviesgesprek) of voorafgaandelijk de relevante dossiergegevens heeft gedownload. In alle andere gevallen adviseren wij dat het oorspronkelijk dossier door de eerste hulpverlener gearchiveerd wordt en dat de opvolgende hulpverlener een nieuw dossier activeert. De cliënt heeft via zijn of haar persoonlijk account steeds toegang tot alle (actieve en gearchiveerde) dossiers.

3. Veilig delen van bestanden via documententool en eHealthbox

Het delen van het volledig cliëntdossier is vooral aangewezen wanneer hulpverleners intensief samenwerken rond een bepaalde cliënt (bvb. in een residentiële setting of groepstherapie), waarbij alle zorgactoren het traject kunnen opvolgen. Andere vormen van samenwerking vereisen vooral het veilig uitwisselen van bepaalde onderdelen van het dossier, zoals attesten of verslagen. Dit kan eenvoudig via de documententool van QIT of via een koppeling met de zoektool van de eHealthbox. Voorwaarde om gebruik te kunnen maken van de eHealthbox is wel dat je over een RIZIV-nummer beschikt.

4. Automatische bevraging van geïnformeerde toestemming

De geïnformeerde toestemming van cliënten kan automatisch bevraagd worden bij de activatie van een dossier. Via je organisatie-instellingen kan je zelf een toestemmingsformulier aanmaken, waarin je het passief delen van informatie opneemt. Of je kan vertrekken van het standaardformulier dat wij hebben uitgewerkt, waarbij volgende alinea is opgenomen over de vertrouwelijkheid van de behandeling en het delen van informatie:

Alle informatie wordt vertrouwelijk behandeld, conform de deontologische code en de GDPR-wetgeving. Alleen met jouw schriftelijke toestemming kan informatie gedeeld worden met derden, tenzij bij ernstige noodsituaties

5. Gebruik van toestemmingsformulier voor expliciete gegevensdeling

Voor een expliciete toestemming rond het delen van bepaalde informatie kan je gebruik maken van het toestemmingsformulier dat we voorzien hebben in onze bibliotheek van documententemplates. Hierin kan je de cliënt vragen om zich akkoord te verklaren met het delen van relevante persoonlijke en behandelinformatie met derden of met zorgverleners die rechtstreeks betrokken zijn.