Nele Stinckens
Op 6 december 2022 heeft de Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit een beslissing genomen omtrent de inzage in persoonlijke notities. Lange tijd was het onduidelijk of een gezondheidzorgbeoefenaar persoonlijke notities mocht bijhouden en, zo ja, of deze toegankelijk moeten zijn voor cliënten en collega-hulpverleners. Door deze beslissing is er vanaf nu een helder kader voorhanden dat stipuleert wat onder persoonlijke notities moet verstaan worden, wie toegang heeft tot deze notities en waar ze moeten bewaard worden.
De grote lijnen worden hieronder weergegeven, voor meer gedetailleerde informatie verwijs ik naar de betreffende webpagina van de Psychologencommissie:
1. Wat zijn persoonlijke notities?
Persoonlijke notities bevatten informatie die bestemd zijn voor het persoonlijk gebruik van de zorgverlener, zoals geheugensteuntjes, kanttekeningen, eigen ideeën, subjectieve opmerkingen, denkpistes, vragen of werkhypotheses.
Ze mogen geen essentiële informatie bevatten die nodig is om de kwaliteit of continuïteit van de zorgverlening te garanderen of die deel uitmaken van de minimale inhoud van het patiëntendossier (identificatiegegevens, hulpvraag, anamnestische gegevens,...). De persoonlijke notities mogen m.a.w. niet het patiëntendossier vervangen.
2. Wie heeft toegang tot de persoonlijke notities?
De persoonlijke notities dienen in de eerste plaats voor de hulpverlener en zijn dus ook enkel toegankelijk voor de behandelende hulpverlener. Collega-hulpverleners mogen geen toegang hebben tot de persoonlijke notities.
Dit geldt eveneens voor cliënten; zij kunnen de persoonlijke notities niet rechtstreeks inkijken, op voorwaarde uiteraard dat de inhoud ervan overeenstemt met hetgeen onder persoonlijke notities bedoeld wordt (cfr. 1). Cliënten kunnen de de persoonlijke notities wel onrechtstreeks inkijken, via een door hen aangewezen vertrouwenspersoon die ook een beroepsbeoefenaar is.
3. Waar moet je de persoonlijke notities bewaren?
De persoonlijke notities maken integraal deel uit van het patiëntendossier, maar moeten op een aparte plaats worden ondergebracht. In geval van een papieren dossier kunnen ze op aparte bladen worden bijgehouden, in geval van een elektronisch dossier in een afzonderlijke submap die niet toegankelijk is voor andere beroepsbeoefenaars.
Waar kan je je persoonlijke notities opslaan in QIT online?
In QIT online zal binnenkort de mogelijkheid worden voorzien om deze persoonlijke notities in een aparte submap bij te houden, los van de algemene nota's of sessienotities. Bij het delen van een dossier zijn deze persoonlijke notities niet toegankelijk voor collega-hulpverleners (noch in de rol van viewer, noch in de rol van editor). Bij het overdragen van een dossier zijn deze notities evenmin toegankelijk voor de collega die de behandeling overneemt.
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/publications/zonder-gevolg-nr.-178-2022.pdf